Virtuales
- Organizar el lugar de la reunión o la entrega de informes.
- El lugar desde donde se hace la videoconferencia debe cumplir con buena iluminación y asegurar una buena conexión a internet y reproducción de audio. El fondo del vídeo debe ser institucional (Ej. Una biblioteca o espacio escolar).
- Libre de interrupciones, tales como:
✅Mascotas
✅Familiares
✅Vendedores o ruidos que puedan causar molestia entre la comunicación del padre de familia y teacher.
- Si es individual, los teachers hacen la videollamada al acudiente.
- Debe de tener a la mano la agenda de turnos.
- Con anticipación deben realizarlos con los padres de familia.
- La entrega de informes será en la fecha y el horario estipulado por la dirección.
- Se comenzará a agendar a partir de tres días de anticipación.
- Todos los días debe solicitar el listado actualizado de los estudiantes a agendar. Los padres deben estar a paz y salvo con el colegio.
- Tener en cuenta que el contenido o información registrada en los informes es responsabilidad del docente en primera instancia.
- Deben revisar que todos sus informes tengan la firma virtual del Director de grupo y del Director.
- Verificar que los informes estén completos el día de la entrega.
- Debe cumplir con el protocolo de presentación personal. Se debe portar el uniforme dotado por la institución o atuendo de colores neutros.
- Ajustar el tiempo para que no se presente espera de los otros padres de familia.
- Si en dado caso un acudiente requiere más tiempo, asignar cita más tarde.
- El desarrollo de la reunión será con una actitud amable
- El Informe, el observador y la valoración del estudiante debe compartirlo en pantalla con el acudiente.
- Tener claridad de la evidencias para la explicación. Evitar usar adjetivos o juicios generalizados.
- Explicar la estructura del informe. De manera clara, para que no haya inconvenientes y malas interpretaciones por el acudiente. Recordar la técnica del sándwich.
- Luego mostrar al observador y finalizar charlando sobre las dudas, inquietudes o sugerencias de los padres si las hay.
- Si se presenta un tema de difícil manejo o por fuera de sus competencias se debe programar hope meeting o escalar el caso a la coordinación respectiva.
- Evidencia de la entrega de informes. Registrar en el observador del estudiante la asistencia a la entrega de informes y el link del vídeo de la grabación de la reunión.
Hope Meeting
- Estas reuniones son llamadas “Encuentro de esperanza” donde se reúne el director de grupo con el acudiente a dar informe de las fortalezas y oportunidades de mejora de un estudiante. En esta reunión se llega con el acudiente a un acuerdo para así ayudar al estudiante a que mejore académicamente o disciplinariamente.
- Escoger a dos estudiantes como mínimo semanalmente que presenten oportunidades de mejora o felicitaciones, para realizar el seguimiento con su acudiente. En caso de felicitaciones se puede reemplazar enviando un vídeo por telegram.
- El desarrollo de la reunión será con una actitud amable.
- Tener claridad de la evidencias para la explicación. Evitar usar adjetivos o juicios generalizados. Se recomienda escribir en su agenda personal las observaciones del director de grupo o de otros docentes, con respecto a los temas a tratar con el acudiente referente al estudiante.
- Si se presenta un tema de difícil manejo o por fuera de sus competencias se debe escalar el caso a la coordinación respectiva.
- Durante cada periodo todos los estudiantes deben tener como mínimo un hope meeting.
- Citación acudientes por llamada telefónica, debe registrarse en el grupo del estudiante a citar.
- Si se cita por el grupo de telegram debe evidenciarse la confirmación de asistencia del acudiente.
- Si se cita de manera presencial debe registrarse en el grupo del estudiante a citar
- La citación a los padres debe hacerse como mínimo con dos días de anticipación, en caso extremo si se requiere de una citación de un día para otro se debe informar a coordinación general para autorización.
- El acudiente puede reprogramar una vez y el docente debe comunicarlo a coordinación general por el @ de telegram.
- El docente debe escoger un lugar fresco y tranquilo, puede ser el aula de clase.
- Debe cerciorarse que el lugar esté limpio y mostrando la cualidad de carácter “orden y la belleza”.
- El teacher debe tener en cuenta el protocolo de presentación personal, si es necesario retocar maquillaje.
Puntos a tener en cuenta antes de la reunión
- Tener claridad del objetivo de la reunión.
- Enviar citación una semana antes de la reunión.
- Recordar el modo de la reunión, virtual o presencial y el horario. El recordatorio es el mismo día si es en la noche y el día anterior si es en la mañana.
Puntos a tener en cuenta durante la reunión
- El docente debe tener su agenda personal donde tenga los apuntes necesarios para la reunión con el acudiente.
- Debe comenzar la reunión pidiendo el permiso o la autorización para ser grabado.
- Se realizará una pequeña oración para que Dios dirija todo.
- Se aplicará la estrategia del sandwiches, donde se le dirá al acudiente la fortalezas vistas para luego comenzar con las oportunidades de mejora.
- Se debe pedir los compromisos: Acudiente, Docente, Estudiante. Este compromiso debe hacerse según el proceso a tratar.
- Dar palabras de ánimo y esperanza para lograr una buena actitud frente a la dificultad.
Puntos a tener en cuenta después de la reunión
- El docente debe reportar en el observador un resumen de lo dialogado con el acudiente y debe subir el link del audio de la reunión. Comenzar HM #XX Descripción: Redactar resumen.
- Debe crear una carpeta de hope meeting donde están todos organizados en su drive.
- Debe ser guardado con: Número de HM, Nombre del estudiante, Numero Seguimiento
- Quitar la restricción si tiene.
- La carpeta debe ser compartida con administrativo y coordinación
- Todos los campo de Observador deben ser diligenciados
- NA si no aplica
- compromiso acudiente, estudiante, docente.